En la vida del ser humano de forma desmedida, se ha hecho presente la necesidad de
tomar decisiones para la solución de algún o algunos
problemas. La relación entre el
liderazgo personal y la toma de decisiones está tan entremezclada que es difícil saber si el mejorar la capacidad de decisión mejora el
liderazgo o sí el mejorar el liderazgo desarrolla la capacidad de decisión.
En la actualidad en muchos sectores del mundo se echa de menos a la
persona capaz de tomar decisiones con la finalidad de atender a alguna
necesidad, y mejor aun si es resuelta alguna situación con esto. Aunque
la mayoría de las decisiones de los individuos no tienen la menor
importancia. Se toman decisiones al respecto a realidades trascendentes
de la vida, pero no con respecto a las grandes cuestiones de la vida. Las personas toman decisiones más basadas en el sentido común que en la razón, esto indica una carencia de verdaderos
objetivos en la vida;
esta falta le impide realmente tomar decisiones objetivas al no tener
clara la verdad de las cosas. Las personas que toman mejores decisiones
son aquellas que, tienen una estructura interna muy sólida y estable.
Las decisiones que toman son resultado de sus convicciones personales.
Toma de decisiones La toma de decisiones se define como la selección de un curso de
acciones entre alternativas, es decir que existe un plan un compromiso
de recursos de dirección o reputación. Un aspecto verdaderamente importante en la toma de decisiones es el grado de comunicación y la aplicación del arte de escuchar.
En el campo del liderazgo personal no hay mayor talento que la
capacidad de comunicación de una persona. En un líder no importa cuál
sea su
auto motivación, si no puede transmitir sus ideas a otros. Es entonces cuando se entiende la importancia de la comunicación efectiva. El proceso que conduce a la toma de decisión es: - Elaboración de premisas - Identificación de alternativas - Evaluación de alternativas, en términos de metas que se desea alcanzar - Selección de una alternativa, es decir tomar una decisión Herramientas para la toma de decisiones El ser humano debe exigirse vencer obstáculos que se irán presentando
a lo largo del camino. Estos obstáculos traducidos en problemas deben
resolverse conforme se presentan evitando con esto las variaciones en
los diversos procesos. Para esto es necesario basarse en hechos y no dejarse guiar solamente
por el sentido común, la experiencia o la audacia. Basarse en estos
tres elementos puede ocasionar que al momento de obtener resultados
contrarios al esperado nadie quiera asumir responsabilidades.
1. Recolección de datos 2.
Lluvia de ideas 3. Diagrama de
Paretto 4. Diagrama de
Gantt 5. Diagrama de Flujo 6. Entrevistas 7. Diagrama de
Ishikawa
Paso
1. Definir el problema, objetivo o situación de decisión. ¿Quién
y por qué debe tomar una decisión? ¿Qué se quiere lograr? ¿Cómo se
explica la situación? En el mismo proceso de definición del problema
suelen aclararse y organizarse las ideas, y pueden surgir distintas
visiones si hay varias personas involucradas.
Paso
2. Buscar la información relevante. Una buena decisión se basa
siempre en información: datos del mercado, indicadores internos, análisis del contexto,
reportes de empleados, consejos de expertos, buenas prácticas, entre otras
fuentes. La clave en este paso es buscar la información mínima necesaria
para un buen análisis.
Paso
3. Definir criterios de decisión. Aun ante el mismo problema, la
forma de evaluar las alternativas suele variar, ya que distintas personas
pueden dar prioridad a criterios diferentes. Por ejemplo, para poner en
marcha un negocio, ¿es más importante la rentabilidad o el atractivo para
el emprendedor? Listar los criterios que se utilizarán para sopesar las
opciones simplifica los pasos que siguen.
Paso
4. Identificar alternativas. ¿Cuáles son los cursos de acción
posibles? Evalúa la situación desde distintos ángulos y analiza si no
existen soluciones ya desarrolladas para el problema. Es el momento de
usar la creatividad para
encontrar caminos alternativos.
Paso
5. Analizar resultados posibles para cada alternativa. ¿Qué
ocurre si me decido por A? ¿A dónde conduce la alternativa B? Con los
caminos bien identificados es posible imaginar los resultados, no sólo en
términos de números (costos, ganancias), sino de aspectos cualitativos
como imagen, esfuerzo o satisfacción.
Paso
6. Seleccionar la alternativa ganadora. Es el momento de poner en
la balanza todo lo analizado, y usar los criterios como unidad de medida.
Si abro una sucursal, ¿cuánto dinero ganaré?, ¿cómo impacta en mi trabajo
diario?, ¿de qué forma me garantizo que funcione bien?. La
comparación entre las distintas alternativas suele mostrar que una
resuelve mejor la exigencia de los criterios elegidos. ¡Tenemos una
decisión!
Paso
7. ¡Implementar! Ninguna decisión está tomada realmente hasta que
se pone en marcha. Son muchos los procesos de decisión que fallan en la
etapa de ejecución.
Paso
8. Revisar los resultados. Cada decisión implica un aprendizaje.
Aun si los resultados no fueron los esperados es posible aprender de los
errores para no repetirlos. Así, esta etapa final de revisión de las
decisiones tomadas es clave para mejorar.
Los
especialistas relacionan el proceso de toma de decisiones con el
análisis y solución de problemas, aclarando que, en el plano de la
administración (dirección), un “problema” se define como la brecha
existente entre el Estado Actual y el Estado Deseado. “Existe un problema cuando hay una diferencia entre lo que está sucediendo y lo que uno desea que suceda” ..
Por tanto, el primer paso en la toma de decisiones es identificar
el(los) problema(s) sobre lo(s) que es necesario decidir. Para Drucker,
una de las habilidades principales de un dirigente es su capacidad para
identificar los problemas principales, es decir, las situaciones más
importantes que deben mejorarse en su organización.
Hay coincidencia entre los especialistas en clasificar los problemas y
las decisiones en dos grupos: los problemas y decisiones “estructurados”
y los(as) “no estructurados”.
Las Decisiones Estructuradas (Programadas) son las que se toman
para resolver problemas y situaciones que se producen de manera
rutinaria, sistemática, por ejemplo: el sueldo a pagar a un trabajador,
cómo proceder ante la devolución de mercancías por los clientes, los
procedimientos para extraer mercancías del almacén. Se establecen
mediante la definición de políticas, procedimientos, sistemas de
trabajo, definición de la autoridad para aprobar documentos,
excepciones, entre otros.
Una tarea del dirigente, en esta esfera, es identificar las actividades y
situaciones que se presentan de manera repetitiva y definir los
instrumentos que le permitirán decidir “por una sola vez” cómo deben
resolverse esos problemas.
Las Decisiones No Estructuradas son las que se toman para
resolver problemas que no se presentan constantemente y que requieren
soluciones únicas, como pueden ser: adquisición de una nueva tecnología,
aprobación de un plan de mercadotecnia, asignación de recursos, cómo
mejorar las relaciones con la comunidad. Según los especialistas, este
es el tipo de decisiones que, con mayor frecuencia, tienen que tomar los
dirigentes. Estas situaciones exigen soluciones innovadoras, que no
pueden seguir políticas trazadas. Para este tipo de decisiones se
utilizan procesos de análisis de problemas, grupos de expertos,
contratación de estudios especiales, entre otros.
El proceso de análisis de problemas y toma de decisiones
Existen diferentes “modelos” para el análisis de problemas. En
cualquiera que se tome como referencia se pueden identificar cuatro
momentos: 1-Identificación del problema; 2-Análisis de las causas;
3-Generación y selección de alternativas de solución y; 4-Aplicación,
control y evaluación
Las tareas principales a desarrollar en cada paso se resumen a continuación.
1-Identificación del problema
El objetivo de este primer paso es: Definir el problema en términos que todos comprendan
y que posibilite trabajar sobre el mismo. La pregunta clave es: ¿Qué deseamos cambiar?.
La definición del problema debe describir la situación que se desea cambiar como realmente existe y de la forma más objetiva posible. Por ejemplo: “el treinta y dos por ciento de los modelos de solicitud procesados por nuestro departamento contiene errores”. Así es “como existe el problema”.
Otra manera de definirlo es expresándolo en términos del “estado
deseado”, es decir lo que se desea obtener cuando esté resuelto el
problema. En el ejemplo anterior, podría ser: “Reducir la cantidad de errores en los modelos procesados a no más de un 10%.
2-Análisis de las causas
El objetivo de este paso es: Identificar la(s) causa(s) principal(es) del problema. La pregunta clave: ¿Qué nos impide alcanzar la “condición deseada”?.
Algunas sugerencias para trabajar en este paso:
Identifique las causas potenciales. Puede ayudar un análisis de
Causa-Efecto (Espina de pescado).
Seleccione la causa mas probable, o de mas significación, en la ocurrencia del problema.
Determine los datos necesarios para verificar esto. ¿Cuáles?. ¿Dónde están?. ¿Quién los tiene?.
Considere las “Fuerzas positivas” y “Negativas” que pueden
incidir en el problema, para centrarse en la(s) causa(s) de mayor
impacto.
3- Generación y selección de alternativas de solución
El objetivo de este paso es: Generar las alternativas de solución. La pregunta clave: ¿Qué podemos hacer para alcanzar el “estado deseado”, actuando sobre en la(s) causa(s) principal(es)? .
Este paso se sub-divide en tres tareas: una, la generación de todas las
alternativas posibles de solución; dos, determinar los criterios que
aplicaremos para seleccionar la(s) alternativa(s) con la que
trabajaremos (costo, tiempo, impacto, etc.) y; tres, aplicar los
criterios acordados a cada alternativa y seleccionar la(s) que mas los
satisfaga.
4- Aplicar la alternativa de solución, controlar y evaluar los resultados
El objetivo de este paso es: Ejecutar y controlar la aplicación de la solución de acuerdo con el plan desarrollado en el paso anterior. La pregunta clave: ¿Estamos siguiendo el plan, qué resultados estamos logrando?.
Recomendaciones de tareas a realizar en este paso.
Dividir la ejecución en etapas controlables, para un monitoreo más efectivo.
Manténgase preparado para modificar el plan, en caso de que se produzcan eventos esperados -o inesperados.
Utilice un sistema de control para medir el avance.
Recopile los datos para la evaluación de la eficacia de la solución.
Ponga en práctica los planes de contingencia según las necesidades.
En la vida del ser humano de forma desmedida, se ha hecho presente la necesidad de
tomar decisiones para la solución de algún o algunos
problemas. La relación entre el
liderazgo personal y la toma de decisiones está tan entremezclada que es difícil saber si el mejorar la capacidad de decisión mejora el
liderazgo o sí el mejorar el liderazgo desarrolla la capacidad de decisión.
